Digital Workplace augmenté : quand l’IA s’invite dans le quotidien des collaborateurs

Les environnements de travail collaboratifs en ligne ou espaces de travail virtuels, aussi communément appelés Digital Workspace, connaissent une adoption croissante auprès des entreprises.

En Europe, plus de 51% des organisations en seraient équipées, selon un article du média spécialisé Archimag, datant de 2023.

Une tendance qui s’explique simplement : ces plateformes facilitent le quotidien de collaborateurs de plus en plus mobiles, qu’ils soient au bureau, en télétravail ou répartis sur plusieurs sites.

Grâce au digital workspace, ces derniers bénéficient d’un environnement de travail complet, maîtrisé, collaboratif et simple à utiliser.

Pour augmenter la productivité des utilisateurs, des fonctionnalités d’intelligence artifi cielle émergent dans les applications malgré une adoption réelle de l’IA encore balbutiante par les entreprises.

Comment les plateformes de travail collaboratives intègrent-elles les usages de l’IA en entreprise ? Qu’est-ce que le digital workspace “augmenté” ? Quels sont les bénéfices et les risques à considérer ?

Nos experts vous expliquent comment le digital workspace peut, grâce à l’IA, augmenter la productivité de vos collaborateurs.

Qu’est-ce que le digital workplace ?

La montée en puissance des capacités de bande passante a permis une ouverture progressive vers l’extérieur des outils numériques de l’entreprise.

Quand par le passé un collaborateur devait obligatoirement se rendre dans les bureaux de son entreprise pour accéder à ses logiciels métiers, il est aujourd’hui possible de travailler de manière collaborative et simultanée sur un même document, depuis n’importe où dans le monde.

Hébergé dans le cloud, le workspace présente l’avantage d’être accessible depuis n’importe quel équipement : poste de travail, ordinateur portable, smartphone ou tablette.

Très loin du simple logiciel de bureautique, le digital workspace est une plateforme, un écosystème qui centralise les outils numériques utilisés au quotidien : suite bureautique (rédaction de texte, tableur, slides et présentations), outils pour l’organisation des tâches et des projets (calendrier, plannings…), communication (messagerie, chat, visioconférence), ainsi qu’un espace de stockage et de gestion collaborative des documents.

Au coeur de l’entreprise, il se connecte aux logiciels métiers (CRM, ERP) afi n de faciliter le partage d’informations et d’offrir une expérience utilisateur homogène. Fort de cette intégration, les plateformes collaboratives sont des moteurs de la transformation numérique des entreprises.

En 2025, le digital workspace continue d’évoluer. Il s’adapte aux nouveaux usages et propose des espaces de travail “augmentés”, notamment grâce à l’intégration progressive des agents IA.

Qu’est-ce qu’un digital workplace « augmenté » ?

Version actualisée des espaces de travail numériques, le digital workspace augmenté permet de réduire le temps de production des collaborateurs.

Automatisation des tâches répétitives : l’IA synthétise un ensemble de sources de données, produit la rédaction initiale de contenus ou encore le traitement d’e-mails, libérant ainsi du temps pour des missions à plus forte valeur ajoutée.

Collaboration simplifiée : synthèses automatiques, résumés de réunions et suggestions d’actions facilitent le suivi des projets et renforcent la continuité du travail en équipe.

Expérience utilisateur simplifiée : grâce à l’aide contextuelle, aux recommandations et à un accès plus rapide à l’information, les collaborateurs naviguent plus facilement dans leurs outils.

Ainsi, l’utilisateur change de posture et devient progressivement un superviseur de l’IA : il ne réalise plus l’ensemble des tâches lui-même, mais guide, contrôle et ajuste les propositions générées par les agents intégrés à ses outils.

En intégrant l’IA, le digital workspace augmenté vise à faire accélérer et simplifier l’accomplissement des tâches, surtout les plus répétitives et chronophages.

Quelques cas d’application du digital workplace augmenté :

Microsoft Copilot, Google Gemini ou ChatGPT facilitent l’intégration de l’IA, directement dans vos outils du quotidien : votre messagerie d’entreprise (Teams, Google Chat), vos boîtes de réception ou plus simplement dans vos outils de traitement de textes et tableurs (Word, Google Docs, Excel, Google Sheets).

En entreprise, les assistants IA améliorent déjà la productivité à travers des cas d’usage concrets.

• Générer une réponse à vos e-mails.
• Appliquer des filtres ou des formules dans un tableur.
• Synthétiser des notes de réunion à partir d’un enregistrement audio.
• Résumer une conversation ou un fi l d’échanges.
• Produire une première ébauche de document : compte rendu, rapport, texte court.

Le déploiement de l’IA, même à travers des plateformes collaboratives d’éditeurs fiables et reconnus, se doit d’être maîtrisé, afin de garantir des pratiques cohérentes avec vos exigences en matière de cybersécurité et de protection des données.

L’usage de l’IA par les digital workplace est-il sécurisé ?

L’intégration de l’intelligence artificielle aux outils du digital workspace ne doit pas se faire au détriment de la cybersécurité. L’AI Act, entré en application l’an dernier, fait écho aux préoccupations récurrentes liées à la souveraineté numérique des États et des entreprises.

Oui, l’usage de l’IA peut tout à fait être sécurisé en entreprise. Mais la confidentialité des données doit être considérée avant de la déployer dans l’ensemble de votre organisation.

Comprenez que l’accès aux outils d’IA est régi par des rôles et des droits, configurés par défaut pour chaque utilisateur. Si ces droits sont trop permissifs, un collaborateur pourrait accéder à des informations qui ne le concernent pas : bulletins de salaire, contrats, listes de contacts ou données commerciales.

Ainsi, il est important de respecter la règle du moindre privilège : assurez-vous que les utilisateurs n’accèdent qu’aux données dont ils ont réellement besoin, et restreignez leurs droits. Des outils existent pour renforcer la confidentialité des informations traitées par vos collaborateurs.

Lors du déploiement de vos espaces de travail collaboratifs, Rcarré vous aide à classifier vos données confidentielles. Étiquetées de façon manuelle ou automatisée, sous la supervision de nos équipes, ce classement permet de trier et de protéger vos fichiers, selon le niveau de confidentialité défi ni par votre organisation (par exemple : public, restreint, confidentiel).

Selon la vignette appliquée, le document pourra être chiffré, restreint à certains utilisateurs uniquement, marqué d’un filigrane ou soumis à des limitations (lecture simple, partage limité, téléchargement bloqué…).

Ces mesures de sécurité intégrées aux plateformes peuvent être renforcées. Chez Rcarré, nos experts recommandent d’encadrer l’usage de l’IA par vos collaborateurs en déployant quelques outils :

Les DLP (Data Loss Prevention) détectent et bloquent le partage d’informations confi dentielles avec les IA, par exemple lors de la rédaction d’un prompt pour une IA générative (LLM type ChatGPT ou Gemini).

Les CASB (Cloud Access Security Broker) se placent entre les utilisateurs et les applications cloud (Microsoft 365, Google Workspace, Salesforce, etc.) afi n de contrôler les accès et de s’assurer que les actions réalisées dans ces services respectent les règles de sécurité et les droits définis par l’entreprise.

Enfin, la mise en place d’un dispositif de filtrage DNS permet de contrôler et de limiter l’accès à certains services et outils d’intelligence artificielle non autorisés par votre entreprise.

Rcarré, partenaire de la transformation digitale des entreprises à l’ère de l’IA

Prestataire informatique depuis bientôt 25 ans, Rcarré maîtrise toutes les technologies intégrées aux digital workspaces augmentés : nous proposons des solutions de collaboration, de communication unifiée et d’hébergement en Cloud public et privé.

Nos équipes assurent quotidiennement la cybersécurité et la maintenance des parcs informatiques de centaines de clients en France, en Belgique et au Luxembourg.

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