Gouvernance digitale et techniques de productivité des instances

Depuis plus d’un an déjà, un grand nombre d’entreprise a été contraint d’adapter leurs conditions de travail pour faire face à cette crise sanitaire. Le télétravail s’est facilement intégré pour la plupart des employés au fil du temps. Cependant, pour ce qui est des instances de gouvernance, la gestion de réunions en ligne s’avère être plus contraignante.  

DiliTrust et Rcube Professional Services, une association efficace.  

DiliTrust est un éditeur de logiciels informatiques spécialisé dans la gestion de données et dans les solutions de gouvernance digitale. Des clients comme Vinci, Renault Nissan ou Lavazza (entre autres) font déjà confiance à DiliTrust pour digitaliser leurs instances de gouvernance et de direction.  DiliTrust est une entreprise de confiance qui a su sérieusement s’implanter sur le marché français. S’associer à Rcube Professional Services permet de pouvoir s’ouvrir sur le marché luxembourgeois tout en bénéficiant des certifications PSF nécessaires.  

La gouvernance digitale en quelques mots. 

La tendance n’est pas encore à abandonner définitivement les salles de réunions mais plutôt de se tourner vers un mode de travail hybride. Cette gouvernance digitale s’appuie sur 4 points clés : 

• La mobilité : grâce notamment aux tablettes, pouvoir accéder depuis partout et à tout moment à ses réunions 
• Un mode de travail hybride, c’est-à-dire avoir les mêmes facilités d’accès depuis chez soi qu’au bureau 
• L’optimisation des performances : avec la digitalisation, le gain de temps est synonyme d’efficacité 
• La sécurité : un point essentiel pour les entreprises, surtout depuis l’accroissement du télétravail et le déploiement des réseaux VPN. 

La suite DiliTrust Governance, une solution innovante. 

Toujours dans une politique d’optimisation des performances, DiliTrust propose une solution complète de réunion à distance qui apporte plusieurs facilités : 

• Le suivi des réunions passées et futures est assuré, tout est archivé.  
• Le système de convocations aux réunions permet de créer des groupes en fonction des instances concernées
• L’intégration de signature électronique  pour signer les feuilles de présence (grâce à une API)  
• La prise de note, l’annotation de document
• La modification ou la suppression de documents liés à une réunion (même en dernière minute) 
• L’édition du procès-verbal facilitée grâce à la retranscription automatique du plan de la réunion.

Ces fonctionnalités offrent donc un gain de temps considérable mais elles ne s’arrêtent pas là!  

• La messagerie intégrée à la solution permet aux membres des instances de communiquer en toute sécurité. 
• Le traçage complet des documents permet de savoir qui consulte et édite des documents en temps et en heure. 
• Un système de vote est intégré, avec l’option d’anonymisation des votes, ainsi que l’affichage du taux de participation.
• Le clonage des réunions récurrentes facilite et accélère le processus de création d’une nouvelle réunion (pas besoin de commencer le processus à partir de zéro, les paramétrages sont dupliqués!) 

Le témoignage de Luxempart

Luxempart c’est une société d’investissement côté en bourse au Luxembourg qui compte un large portefeuille clients. Lors de notre webinaire, Anne Bradfer, Office Manager chez Luxempart, a partagé son expérience avec la suite DiliTrust.  

Avant l’arrivée de DiliTrust Governance, les communications se faisaient par échange d’emails, avec tous les problèmes que cela pouvait engendrer (fichiers trop lourds, boite email saturée, email non parvenu, email non lu ou perdu dans la masse des autres communications,…).  Le gain de temps considérable est l’avantage qui revient le plus souvent au sein de Luxempart avec la facilité d’utilisation et l’intuitivité de la solution.  A peine un mois après l’installation, les collaborateurs de Luxempart étaient déjà totalement autonomes avec son utilisation. 

Evidemment, comme évoqué par Anne Bradfer, une certaine appréhension des personnes impliquées dans les instances digitalisées était présente, mais cette dernière s’est très vite dissipée grâce notamment à la volonté de se digitaliser mais aussi à l’accompagnement, à la formation et au support des équipes de DiliTrust.